Compliance Richtlinien und Firmengeschenke – do´s and dont´s für Unternehmen

19.12.2018

Gerade vor Weihnachten wird das Thema Compliance wieder höchst aktuell. Wenn Firmen zum Abschluss des erfolgreichen Geschäftsjahres ihre Geschäftspartner zum Essen oder Events einladen oder ihren wertvollen Kunden mit Weihnachtsgeschenken Danke sagen wollen, dann müssen dabei bestimmte Vorgaben beachtet werden. Denn Zuwendungen im Geschäftsverkehr sind klar geregelt und die Missachtung der Compliance Regelungen kann ernste Folgen haben. Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance und was genau müssen Unternehmen berücksichtigen, wenn sie ihren Kunden und Geschäftspartnern über das Geschäftliche hinaus was Gutes tun wollen? Christoph Schulz von der Stuttgarter Anwaltskanzlei Weber Meyer Schulz kennt die Antworten.

Christoph, erzähl doch bitte zuerst etwas über dich und deiner Kanzlei – was macht ihr Schwerpunktmäßig und hattest du auch schon mal einen Mandaten wegen Verletzung der Compliance-Richtlinien vertreten müssen?

Die Anwaltskanzlei Weber Meyer Schulz beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen Wohnen, Arbeiten, Familie, Erbrecht und Verkehrsrecht mit den dazugehörigen strafrechtlichen Themen. Wir sind aber auch in anderen Bereichen tätig bzw. können entsprechende Kooperationspartner vermitteln.

Wir selbst hatten bislang noch keinen ausgewiesenen Compliance-Fall in unserer Kanzlei, allerdings ist das Thema gerade im arbeitsrechtlichen Bereich immer wieder einmal Thema.

Für Unternehmen, die nicht viel über das Thema Compliance gehört haben – was birgt sich dahinter?

Hinter dem Begriff Compliance verbirgt sich letztlich eigentlich nur die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere innerhalb von Unternehmen. Darüber hinaus meint Compliance aber auch die im Unternehmen selbst geschaffenen organisatorischen Vorkehrungen um die Einhaltung von Gesetzen oder von im Unternehmen geschaffenen Richtlinien zu gewährleisten. Heutzutage werden in jedem größeren Unternehmen entsprechende Compliance - Richtlinien oder - Systeme geschaffen, um den Mitarbeitern ein Regelwerk an die Hand zu geben, welche Gesetze und Richtlinien der Firma sie einzuhalten haben.

Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie Zuwendungen an Kunden oder Geschäftspartner anbieten wollen?

Das kann man so generell letztlich gar nicht beantworten. Denn es gibt bei Kunden oder Geschäftspartnern je nach deren Struktur ganz unterschiedliche Richtlinien, welche Zuwendungen gestattet sind oder nicht. Wenn ein Unternehmen hier sicher gehen will, sollte es unbedingt vor einer Zuwendung im betreffenden Unternehmen fragen, ob es beim Empfänger Richtlinien gibt, die einzuhalten sind. Insbesondere im öffentlichen Dienst sind hier die Grenzen teilweise sehr niedrig, so dass schon die Flasche Wein gegen Compliance-Richtlinien verstoßen kann.

Darf man eigentlich auch Geld oder Gutscheine an Geschäftspartner verschenken?

Leider lässt sich auch diese Frage nicht eindeutig beantworten. Allerdings sind Geldgeschenke sicherlich in den allermeisten Fällen eben kein adäquates Mittel, um sich bei einem Geschäftspartner zu bedanken und die Annahme von Geld kann in weitaus mehr Fällen einen Verstoß darstellen, als ein wertmäßig entsprechendes Geschenk. Auch steuerrechtlich ist ein Geldgeschenk sicherlich wesentlich problematischer für den Zuwendungsgeber als ein Sachgeschenk. Ich selbst fände ein Geldgeschenk auch unpassend, wenn ich es von einem Mandanten bekäme.

Was kann einem Unternehmen schlimmsten Fall passieren, wenn es sich nicht an die Compliance-Richtlinien hält?

Hier sind die Konsequenzen in erster Linie für den Mitarbeiter von Bedeutung. Das Unternehmen selbst hat nur dann Konsequenzen zu befürchten, wenn es gegen gesetzliche Vorschriften verstößt und dadurch gegen strafrechtliche, steuerrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Vorschriften verstößt. Aber auch dann haften für diese Verstöße nicht die Unternehmen, sondern die dort verantwortlichen Mitarbeiter. Daher ist die Einhaltung von Compliance-Richtlinie in erster Linie für die Personen im Unternehmen und nicht die Unternehmen selbst wichtig.

Für die Mitarbeiter kann der Verstoß gegen Compliance-Richtlinien auch dann, wenn sie nicht gegen rechtliche Vorschriften verstoßen, aber durchaus Konsequenzen haben. So kann ein Verstoß gegen Compliance-Richtlinien eine Abmahnung und im Wiederholungsfall auch eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge haben. Das ist dann aber wiederum Frage des Einzelfalls.

Nun weiß man ja nie vorher, von wem man ein Geschenk erhält. Wie sollten Mitarbeiter eines Unternehmens vorgehen, wenn sie ein Geschenk oder Einladung zu einem Event erhalten?

Wenn Mitarbeiter ein Geschenk oder eine Einladung erhalten, sollten Sie zunächst die Compliance-Richtlinien überprüfen, also ob sie das Geschenk annehmen dürfen. Im Zweifelsfalle sollte der Vorgesetzte bzw. Compliance-Beauftragte des Unternehmens gefragt werden, ob die Annahme des Geschenks gestattet ist.

Was sind deine Empfehlungen, um beim Beschenken von Geschäftspartner oder Kunden möglichst gesetzeskonform vorzugehen?

Leider lässt sich das so schnell und allgemeinverbindlichen nicht beantworten. Sicher hilfreich ist aber, im Zweifelsfall zuvor beim Unternehmen nachzufragen, ob das Geschenk gegen Compliance-Richtlinien oder gesetzliche Vorschriften verstößt. Zwar ist dann der Überraschungseffekt weg. Das ist aber immer noch besser, als die Zurückweisung des Geschenks und die damit verbundene Peinlichkeit zu riskieren.

Hinsichtlich der oft auch problematischen steuerlichen Folgen ist es sicherlich sinnvoll, den Steuerberater zu befragen.

Vielen Dank für das Interview!

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